フローオーケストレーターとは?
「フローオーケストレーター」とは、フローを組み合わせて、複数ユーザ・複数ステップをまたがる複雑なビジネスプロセスを自動化する機能である。
これまでの「フローとサブフローの組み合わせ」と明確に異なるのは、「対話型ステップを通してユーザに作業項目を割り当てられる点」と「ステップ(≒フロー)の実行条件を柔軟にコントロールできる点」にある。
■対話型ステップ(Interactive Step)↓
ユースケースについて
フローオーケストレーターによる実装がマッチするのは、「対話型ステップを通してユーザに作業項目を割り当てられる」・「ステップ(≒フロー)の実行条件を柔軟にコントロールできる」というフローオーケストレーターの特徴が活かされる場面である。
すなわち、「複数のユーザに割り当てられたアクションの結果に基づいて、任意のビジネスプロセスを実行したい場合」や「複数フロー・複数ステップにまたがった処理を実行したい場合」がそれに相当する。
■具体例1
初回受注後のオンボーディングプロセスにおいて、「営業」・「CS」・「エンジニア」という三つのアクターそれぞれに入力作業を割り当てる必要があり、またそれら全ての入力完了を起点あとして入力結果に基づく自動化処理を実行したい場合
■具体例2
以下のような、標準の承認プロセスでは実装が難しい(または実装可能だが、手動メンテナンスが必要となる)条件分岐や承認割り当てを行いたい場合
- 最初の承認ステップの後に、条件に応じて異なる承認者に申請を割り当てたい
- 承認者を(申請ユーザと親子関係にはないユーザに対して)動的に設定したい
対話型ステップによる作業項目の割り当て
先に述べた通り、フローオーケストレーターでは「対話型ステップ」を用いて画面フローへの入力作業をユーザ(orキューorグループ)に自動で割り当てることができる。
「対話ステップ」経由でユーザに「作業項目(=画面フローへの入力作業)」を割り当てた場合、①ユーザには通知メールが自動送付され、②ユーザはメール内に記載されたレコードURLをクリックして、遷移先レコードページ上の「作業ガイド」コンポーネントに必要な情報をすぐさま入力することができる。
その際、各「作業項目(=画面フローへの入力作業)」は「作業項目」オブジェクトのレコードとしてそれぞれ記録されるため、管理者やマネージャは割り当てられた入力作業を行っていないユーザをリストビューやレポートを通して一覧で確認可能である。