概要
Salesforceの「活動（Activity）」すなわち「Todo（Task）」および「行動（Event）」はデフォルトの設定だと終了後365日過ぎると自動でアーカイブされます。
アーカイブされた活動はDBへのクエリ時の検索対象外となり、レポートなどから確認することができなくなってしまいます。
この制限を回避するためには、①Salesforceサポートにケースを起票してアーカイブ期限を延長する②過去の活動データを保管するカスタムオブジェクトを用意してそこにデータを逃がす、などの措置が必要となります。
アーカイブの仕様
デフォルトの場合、下記の活動が自動でアーカイブされます。
- 終了してからの経過日数が 365 日を上回る行動
- 期日からの経過日数が 365 日を上回る完了した ToDo
- 作成日からの経過日数が 365 日を上回る完了した ToDo (期日がない場合)
アーカイブされた活動については、下記の導線から確認ができなくなります。
- レポート
- グローバル検索
- リストビュー
- SOQL
- データローダのExport
一方で、下記の導線からはアーカイブ後も引き続き確認可能です。
- 「活動履歴」関連リスト
- 「活動タイムライン」の”すべて表示”
- データローダのExport All
サポートへの申請方法
活動のアーカイブ期限はサポートへの申請により最大で3650日まで延長可能です。
サポートに申請する場合、下記の情報を全て記載する必要があります。
- リクエストが組織の代表者に承認されているか
- アーカイブ延長対象の組織id
- パフォーマンス低下の潜在的リスクを許容するかどうか
- アーカイブ期限を具体的に何日まで拡張するか
- 拡張が必要なビジネス上の理由
申請の例（※組織IDは架空のものです）
お世話になっております。 活動のアーカイブ日ついて、最大制限である3650日までの拡張をお願い致します。 【確認情報】 1.リクエスト権限 本組織の代表者よりご了承いただいております。 2.本番環境組織ID 00A100000001a1a 3.パフォーマンスに対する潜在的リスクの許容 許容致します 4.アーカイブの拡張値 3650日 5.ビジネス上の理由 本組織では営業管理の主軸として活動を利用しており、1年以上経過した行動や完了したToDoがアーカイブされてしまうとSF上での過去データの確認や集計が困難となるため。
活動アーカイブのその他の回避策
活動レコードのデータをカスタムオブジェクトに移行すれば、アーカイブの制限を気にすることなく通常通りデータにクエリをかけて分析などに応用することが可能です。
自動化も可能ではありますが、まずはデータローダのExportAllで一括移行するのが簡潔でよいかと思います。